Datenschutzerklärung nach Art. 13 DS-GVO
Die nachfolgenden Datenschutzhinweise geben einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung von Kundendaten.
Mit der folgenden Information möchte die COM Software GmbH dem Kunden einen Überblick über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten durch die COM Software GmbH geben.
Wer ist für die Datenerhebung verantwortlich und an wen kann sich der Kunde wenden?
COM Software GmbH
Ludwig-Erhard-Straße 6
D-65760 Eschborn
Geschäftsführer Thorsten Kania und Dominik Dietrich
Telefon: +49 (6196) 49 666-0
Wir sind gem. Art. 37 DSGVO gesetzlich verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:
Oliver Krause
Untergasse 2
65474 Bischofsheim
Tel: 06144/402197
[email protected]
- Welche Daten und Quellen werden genutzt?
Die Firma verarbeitet personenbezogene Daten, die sie im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit von Ihren Kunden erhält.
Personenbezogene Daten die verarbeitet werden können sein:
Vorname, Name, Firma, Postalische Anschrift, Telefonnummer, E-Mailadresse
Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten, Daten aus der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen (Umsatzdaten, Zahlungsverkehr, in Anspruch genommene Dienstleistungen, Bonitätsdaten, Werbe- und Vertriebsdaten, Dokumentationsdaten oder Telemediendaten (z.B. Webseiten, Apps, Newsletter) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.
- Erfolgt eine Aufzeichnung von Telefongesprächen und elektronischer Kommunikation?
Telefongespräche werden nicht aufgezeichnet. Elektronische Kommunikation mit die COM Software GmbH kann gemäß den gesetzlichen Vorgaben gespeichert werden. Die Speicherung dienen Nachweiszwecken, z.B. zur Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
- Wofür speichern wir Ihre Daten?
Die die COM Software GmbH verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG):
a) Zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen (Art.6., Abs 1b DSGVO)
Erbringen einer Dienstleistung die auf Anfrage des Interessenten oder Kunden hin erfolgt. Die Zwecke der Verarbeitung richten sich in ersten Linie nach der konkreten Dienstleistung.
Die weiteren Einzelheiten zu Datenverarbeitungszwecken kann der Kunde den allgemeinen Geschäftsbedingungen oder maßgeblichen Verträgen entnehmen.
b) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs 1f DSGVO)
So weit erforderlich, verarbeitet die COM Software GmbH Daten des Kunden über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen die die COM Software GmbH oder Dritter. Beispiele:
- Prüfung und Optimierung von Verfahren von Bedarfsanalysen zwecks direkter Kundenansprache
- Werbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit der Kunde der Nutzung seiner Daten nicht widersprochen hat
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
- Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.
c) Aufgrund der Einwilligung des Kunden (Art. 6 Abs 1a DSGVO)
So weit der Kunde der die COM Software GmbH eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Newsletter Empfang) erteilt hat, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.5.2018, der die COM Software GmbH gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
d) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6, Abs 1c, DSGVO oder im öffentlichen Interesse (Art 6 Abs 1e DSGVO)
Zudem unterliegt die die COM Software GmbH diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Steuergesetz).
- Wer bekommt die Daten des Kunden?
Innerhalb der die COM Software GmbH erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die Daten des Kunden, die diese zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch die von die COM Software GmbH eingesetzten Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn sie die datenschutzrechtlichen Vorschriften wahren. Dies sind im wesentlichen Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistung, Logistik, Druckdienste, Bank, Versicherung oder Leasinggesellschaft, Telekommunikation, Beratung und Consulting sowie Vertrieb und Marketing.
In Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der Firma ist zunächst zu beachten, dass die die COM Software GmbH zur Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Tatsachen und Wertungen verpflichtet ist, von denen sie Kenntnis erlangen. Informationen über den Kunden darf die Firma nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, der Kunde eingewilligt hat und oder der von der Firma beauftragte Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Einhaltung der Vorgaben der DGSVO und des BDSG garantiert. In der Regel haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit den Dienstleistern gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
- Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) kann stattfinden
- Wenn es zur Ausführung der Kundenaufträge erforderlich ist
Folgende Empfänger in Drittstaaten könnten Aufgrund der technischen Begebenheiten Einsicht nehmen:
- Microsoft Corporation One Microsoft Way, Redmond, WA United States
- Hubspot Inc. 25 First Street 2nd Floor Cambridge, MA 02141. United States
Die die COM Software GmbH sorgt für eine gesicherte Datenübermittlung in Drittstaaten und hat gemäß Art. 46 Abs. 2 DSGVO folgende Garantien vereinbart:
- Verbindliche interne Datenschutzvorschiften gem. Art. 47 DSGVO
- Von der Kommission gem. Art. 93 DSGVO geprüfte Standardvertragsklauseln
- Genehmigte interne Verhalts Regeln nach Art. 40 DSGVO
- Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die die COM Software GmbH verarbeitet und speichert die personenbezogenen Daten der Kunden, solange es für die Erfüllung ihrer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sein die Daten für die Erfüllung der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sein denn eine befristete Weiterverarbeitung ist erforderlich, zu folgenden Zwecken:
- Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Die dort vergebenen Fristen zur Aufbewahrung betragen zwischen 2 bis 10 Jahre.
- Welche Rechte hat der Kunde?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch nach Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und bei Löschrecht gelten die Einschränkungen nach §§34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzbehörde (Artikel 77 DSGVO.
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten kann der Kunde jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 15.5.2018 der Firma gegenüber erteilt wurden. Der Widerruf wirkt jedoch grundsätzlich erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf liegen sind davon nicht betroffen.
- Gibt es für den Kunden eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
lm Rahmen der Geschäftsbeziehung zur die COM Software GmbH muss der Kunde diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung
die die COM Software GmbH gesetzlich verpflichtet ist. Ohne diese Daten wird die die COM Software GmbH in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit dem Kunden zu schließen, einen Auftrag auszuführen oder einen bestehenden Vertrag durchzuführen, so dass sie den Vertrag gegebenenfalls beenden muss.
- Gibt es eine automatische Entscheidungsfindung?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzt die die COM Software GmbH grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollte die die COM Software GmbH diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, wird sie den Kunden hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
- Anfrage per E-Mail, Telefon, Telefax oder Webseite
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Telefax oder unsere Webseite kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und / oder auf unseren berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), da wir ein berechtigtes Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen haben. Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-
Grundverordnung (DSGVO)
1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personen-
bezogener Daten, die Aufgrund von Artikel 6 Absatz 1, Buchstabe e
DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6
Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage
einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt
auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von
Artikel 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können
zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihr Interesse, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung,
Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. `
2. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke
der Direktwerbung
In Einzelfällen verarbeiten wir ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, (jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so
werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke
verarbeiten. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet
werden an:
Oliver Krause, externer Datenschutzbeauftragter
Untergasse 2
65474 Bischofsheim
T: 06144/402197 M: 0160/5384727, [email protected]
